Bedrijfsvoering

Algemeen
Nadat in 2017 het programma “Optimalisatie Almelo” is gestart, is in 2018 en 2019 verder gewerkt aan de uitvoering van dit programma. Het doel van het programma is dat de mensen en opgaven, zowel in de stad als in de organisatie, centraal komen te staan.

Het college heeft besloten de organisatie te wijzigen en naast de lijnorganisatie zijn programma- en wijksturing vanuit het programma nader gedefinieerd en als werkmethodiek uitgewerkt. Dit alles met het doel om te komen tot een nieuw samenspel met de stad. Niet een samenspel waar de gemeente in de rol van "U vraagt wij draaien" gaat zitten of omgekeerd, maar veel meer naar een echt samenspel op basis van gelijkwaardigheid, waar afhankelijk van de opgave en de betrokken partijen steeds wordt gekeken hoe dit samenspel vormgegeven moet worden. Zo zal de ene keer de gemeente ergens kartrekker zijn en wat meer regie voeren, maar is het in een andere situatie een inwoner of maatschappelijke organisatie die het voortouw neemt. Daarmee ontstaat betrokkenheid met elkaar en wordt gehandeld vanuit het belang voor de stad en de opgave.

De formele organisatieomslag per 1 april 2019

Om dat te realiseren is de ambtelijke organisatiestructuur formeel per 1 april aangepast en is zowel programmasturing als wijksturing ingevoerd. Een verandertraject waarbij niet alleen de formele structuur is gewijzigd, maar waar ook een extra inspanning op houding en gedrag, de gewenste en passende organisatiecultuur, noodzakelijk is.

Het verandertraject en de middelen zijn ondergebracht in het programma Optimalisatie Almelo. Voor de duur van drie jaar (2017-2019) is er voor dit traject maximaal 4,5 miljoen euro beschikbaar gesteld. Jaarlijks wordt de inzet van de gelden begroot en is de raad de afgelopen jaren actief betrokken en geïnformeerd over de inhoud van de tranches en voortgang van de doorontwikkeling.

In het proces is gedurende 2018 vertraging ontstaan door het traject van medezeggenschap en de gang naar de Ondernemingskamer. Hiermee is de formele plaatsing van medewerkers in de nieuwe organisatiestructuur opgeschoven naar 1 april 2019. Dit heeft ervoor gezorgd dat een aantal activiteiten die in het kader van de organisatieontwikkeling voorzien waren in 2018, op dat moment nog niet uitgevoerd konden worden. Dit betrof vooral activiteiten rondom talent- en leiderschapsontwikkeling, de doorontwikkeling van de nieuwe sturingsmechanismen van programma- en wijksturing en inzet op de bijbehorende cultuurverandering. Hiervan is de raad destijds ook op de hoogte gesteld bij de jaarrekening 2018 en in het politiek beraad eind 2018.

Naar aanleiding van deze constatering heeft de raad medio 2019 besloten om het programma te verlengen tot 31 mei 2020 en het budget tot deze datum beschikbaar te stellen.

Activiteiten 2019
Zoals hiervoor reeds aangegeven heeft het accent in 2019 vooral gelegen op een drietal sporen, te weten:

1. talent- en leiderschapsontwikkeling
2. doorontwikkeling nieuwe sturingsmechanismen
3. cultuurverandering

Talent- en leiderschapsontwikkeling
In het kader van talent- en leiderschapsontwikkeling zijn het afgelopen jaar verschillende activiteiten uitgevoerd. Daarbij moet gedacht worden aan een pilot met het werken met een e-portfolio binnen de adviespool om zo meer zicht te hebben op de talenten en ambities van interne medewerkers en daarmee de inzet van eigen mensen op de juiste klussen. Ook is er samen met HR een aantal tools ontwikkeld die managers kunnen helpen in het sturen en ontwikkelen van hun team of eenheid. Daarbij valt te denken aan een strategisch personeelsplan per eenheid/team, samenwerking met SkillsTown waar medewerkers aanvullende (online) trainingen kunnen volgen, los van de afspraken die ze met hun leidinggevende maken. De managers zijn in 2019 gestart met een traject dat hen helpt kijken, benoemen en met hun medewerkers bespreekbaar maken van zaken die goed gaan in hun team en dingen die nog beter kunnen. Ook is er geïnvesteerd in het voeren van het goede gesprek met medewerkers, niet alleen vanuit beoordelen, maar nadrukkelijk ook vanuit het ontwikkelen van mensen.

Doorontwikkeling nieuwe sturingsmechanismen
Met de aanpassing van de organisatiestructuur zijn zoals gezegd ook 2 nieuwe sturingsmechanismen geïntroduceerd, namelijk programma- en wijksturing. Eind 2018/begin 2019 zijn in totaal 7 programma’s met een eigen programmamanager benoemd. Door deze groep programmamanagers, ondersteund vanuit het programma Organisatieontwikkeling, is in 2019 een traject doorlopen met college, raad, interne en externe betrokkenen om te komen tot strategische, maar tegelijkertijd praktische programmacontracten. In maart 2019 zijn deze door de raad vastgesteld en is de uitvoering van deze programma’s gestart (De programma's Omgevingswet en Nieuwstraatkwartier waren al iets eerder gestart). Inmiddels zijn de programma’s allemaal volop op stoom aan het komen. Daarvan wordt de raad inhoudelijk regelmatig op de hoogte gehouden. Behalve bij de totstandkoming van de programmacontracten is vanuit organisatieontwikkeling ook ondersteund bij de ontwikkeling van het vak programmamanagement door training en intervisie en is er extra inzet geweest om de juiste dynamiek tussen lijn en programma op gang te krijgen. We kunnen constateren dat, hoewel er altijd verbeteringen mogelijk zijn, het programmamanagement op dit moment een mooie stevige positie verworven heeft en met de programma’s een wezenlijke bijdrage geleverd wordt aan de ontwikkeling van Almelo.

De doorontwikkeling van de wijkregie heeft nog wat langer aandacht nodig. Samen met de wijkregisseurs zijn de ambitie en de rol die de wijkregisseurs willen gaan vervullen helder gemaakt. De zoektocht voor de wijkregisseurs is nu hoe vanuit de huidige rol door te ontwikkelen naar de rol en positie die past bij de geformuleerde ambitie. Vanuit het programma zal tot 31 mei hierop ondersteund worden, maar naar verwachting zal dit traject ook in de rest van 2020 nog inzet en aandacht behoeven.

Cultuurverandering
Wat betreft cultuurverandering is in 2019 een set aan activiteiten uitgevoerd onder de noemer ‘Almelo gaat vérder!’. Vérder na de reorganisatie, maar we zetten ook net dat stapje vérder waar dat nodig is om dingen voor elkaar te krijgen. Daarbij valt te denken aan het opzetten van een intern magazine waar medewerkers, maar ook partijen uit de stad, mooie voorbeelden delen in de zoektocht naar dat nieuwe samenspel met de stad. Bedoeld om te leren van elkaars ervaringen en voorbeelden, maar ook om nog trotser te zijn op elkaar en Almelo. We noemen ook een 'Weekje Vérder' in dat kader. Drie dagen met inspirerende workshops van trainers maar bijvoorbeeld ook Almelose ondernemers, waarin dingen geleerd konden worden voor je werk, maar waar je ook in sessies mensen tegenkwam die je anders nooit sprak en die verrassende voorbeelden hadden. Er ontstonden nieuwe netwerken en initiatieven zoals een collega-tour waarbij medewerkers nu zelf regulier een kijkje in elkaars keuken nemen en van elkaar leren. In 2019 is al met al een goed fundament gelegd om na een roerige periode samen weer Vérder te gaan, iets waar de komende jaren op doorgebouwd kan worden.

Toelichting:
Het Programma "Optimalisatie Almelo" is verlengd tot 31 mei 2020. Voor de uitvoering van alle activiteiten in 2019 en 2020 is in totaal 2,044 miljoen euro beschikbaar. Voor het restantbudget per eind 2019 zijn gedeeltelijk verplichtingen aangegaan. Verwacht wordt dat een deel van het programmabudget niet nodig zal zijn, aangezien een aantal activiteiten sneller zijn gegaan of minder inspanningen hebben gevraagd. In de eindverantwoording van dit programma zal dit te zijner tijd nader toegelicht worden.